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Privacy Policy

Last updated: [TO FILL]

This page contains both an English and a French version. If there is any inconsistency between translations, the French version is intended to prevail for France-based operations (update this clause if you prefer otherwise).

English version

This Privacy Policy explains how [LEGAL ENTITY NAME] (the "Company") collects, uses, and shares personal data when you use Menvin (the "Service").

1) Data controller

The data controller is [LEGAL ENTITY NAME], [REGISTERED ADDRESS], France.

  • Contact email: support@menvin.com
  • DPO (if applicable): [TO FILL or "N/A"]

2) What data we collect

Depending on your usage, we may collect:

  • Account data: name, email address, authentication identifiers.
  • Service configuration: templates, tone settings, pricing rules, business preferences.
  • Connection metadata: logs, device/browser information, IP address (where applicable).
  • Email & calendar data: limited access needed to detect inquiries, draft replies, and check availability (when you connect those services).
  • Support data: messages you send to support.

[TO FILL - IMPORTANT]: Describe precisely what email/calendar content you access and whether you store it, for how long, and for what purpose.

3) Purposes & legal bases (GDPR)

We process personal data under one or more of the following legal bases:

  • Contract: to provide the Service (create drafts, apply rules, show settings).
  • Legitimate interests: to secure, improve, and prevent abuse of the Service.
  • Consent: for optional features (e.g., certain cookies/analytics) and where required.
  • Legal obligation: where applicable.

4) Sharing of data

We may share data with service providers (processors) who help us operate the Service, such as:

  • Hosting: Vercel Inc. (vercel.com). See Privacy Policy and DPA.
  • Authentication: Clerk
  • Analytics: [TO FILL - e.g., Vercel Analytics]
  • Email/Calendar integrations: [TO FILL - list providers you integrate with]
  • Customer support tooling: [TO FILL or "N/A"]

[TO FILL]: Add links to subprocessors and their privacy notices if you want to be explicit.

5) International transfers

Some providers may process data outside the EU/EEA. Where this happens, we rely on appropriate safeguards such as the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) and/or adequacy decisions.

6) Data retention

We retain personal data only as long as necessary for the purposes described above, including legal, accounting, and security obligations.

  • Account data: [TO FILL - retention period]
  • Email/calendar content: [TO FILL - whether stored and for how long]
  • Logs: [TO FILL - retention period]

7) Your rights (GDPR)

Depending on your location, you may have rights to access, rectify, erase, restrict, object, and port your data, as well as to withdraw consent at any time.

To exercise your rights, contact support@menvin.com.

You also have the right to lodge a complaint with the French authority CNIL (or your local supervisory authority in the EU/EEA).

8) Security

We implement reasonable technical and organizational measures to protect personal data. [TO FILL]: Add details such as encryption, access controls, and incident response policies if you want.

9) Cookies

See our Cookie Policy for details on cookie usage and consent.

10) Changes

We may update this Privacy Policy from time to time. The updated version will be posted on this page with a new "Last updated" date.

Version française

La présente Politique de confidentialité explique comment [DÉNOMINATION SOCIALE] (la "Société") collecte, utilise et partage des données personnelles lorsque vous utilisez Menvin (le "Service").

1) Responsable de traitement

Le responsable de traitement est [DÉNOMINATION SOCIALE], [ADRESSE DU SIÈGE], France.

  • Email de contact : support@menvin.com
  • DPO (si applicable) : [À COMPLÉTER ou "N/A"]

2) Données collectées

Selon votre usage, nous pouvons collecter :

  • Données de compte : nom, email, identifiants d'authentification.
  • Paramétrage du Service : modèles, ton, règles de prix, préférences.
  • Données techniques : logs, informations navigateur/appareil, adresse IP (le cas échéant).
  • Données email & agenda : accès limité nécessaire à la détection de demandes, la création de brouillons et la vérification de disponibilité (si vous connectez ces services).
  • Support : messages envoyés au support.

[À COMPLÉTER - IMPORTANT] : Décrire précisément quelles données email/agenda sont consultées et si elles sont conservées, pendant combien de temps et pour quel objectif.

3) Finalités et bases légales (RGPD)

Nous traitons des données personnelles sur les bases suivantes :

  • Contrat : fourniture du Service (brouillons, règles, paramétrage).
  • Intérêt légitime : sécurité, amélioration, prévention des abus.
  • Consentement : fonctionnalités optionnelles (cookies/analytics) lorsque requis.
  • Obligation légale : le cas échéant.

4) Partage des données

Nous pouvons partager des données avec des prestataires (sous-traitants) nécessaires au fonctionnement du Service, tels que :

  • Hébergement : Vercel Inc. (vercel.com). Voir Politique de confidentialité et DPA.
  • Authentification : Clerk
  • Analytics : [À COMPLÉTER]
  • Intégrations email/agenda : [À COMPLÉTER]
  • Outils support : [À COMPLÉTER ou "N/A"]

5) Transferts hors UE

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'UE/EEE. Dans ce cas, nous mettons en place des garanties appropriées (ex : Clauses Contractuelles Types, décisions d'adéquation).

6) Durées de conservation

Nous conservons les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites, y compris obligations légales et de sécurité.

  • Données de compte : [À COMPLÉTER]
  • Données email/agenda : [À COMPLÉTER]
  • Logs : [À COMPLÉTER]

7) Vos droits

Vous disposez notamment de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment.

Pour exercer vos droits : support@menvin.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

8) Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données. [À COMPLÉTER] (ex : chiffrement, contrôle d'accès, etc.).

9) Cookies

Consultez notre Politique des cookies pour plus de détails.

10) Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La version modifiée sera publiée sur cette page avec une nouvelle date de "Dernière mise à jour".